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5 enjeux de la génération automatique de rapport PDF

La génération automatique de rapport PDF est un gain de temps pour tout analyste de données. Or, cet outil technologique se doit de respecter 5 enjeux s’il veut garder son efficacité.

 

Exemple de génération automatique de rapport PDF réalisé par 04h11

Exemple de génération automatique de rapport PDF réalisé par 04h11

1. Avoir des données à présenter

 

Eh oui, sans donnée, pas de rapport PDF ! Définir les objectifs en amont de votre projet est toujours un moment fastidieux mais utile à son bon déroulé. Pour cela, il convient de se poser des questions précisent sur l’usage de vos données : qui va utiliser les rapports que vous allez produire ? Pour y parvenir, faites un audit (ou un pré-audit en utilisant notre Data-Score) poussé et responsable de vos datas par des experts pour cibler vos besoins.

 

2. Créer un gabarit graphique de rapport PDF exploitable

 

Attention, cet enjeu peut paraître simple d’aspect, mais il doit répondre à plusieurs critères bien précis. En effet, certaines données induisent des contraintes graphiques et d’espaces. La création d’un gabarit doit suivre ces exigences par la génération de graphs adaptés, lisibles et répondant à une charte graphique précise. De ces pré-requis, le designer doit aussi prendre en compte le format d’impression du futur rapport PDF. Le fichier devra répondre à la fois aux rigueurs du web, mais aussi du print.


3. Créer des requêtes SQL assez légéres

 

La structuration d’une base de données améliorera grandement la vitesse de création de vos rapports PDF. Les requêtes seront ainsi plus rapides et courtes à émettre si le ciblage des données est déjà prédéfini. De plus, prévoir un rapport épuré en termes de datas rendra la génération PDF plus efficiente. Pour ce faire, rien de plus simple ! Prévoyez l’usage de filtres qui permettront à l’utilisateur de cibler les données qu’ils voudront faire ressortir et, qui orienteront grandement les requêtes.


4. Rendre le rapport PDF disponible aux personnes adéquates

 

Comme évoqué dans le premier enjeu, le rapport doit pouvoir être utilisé par différentes personnes. Il faut donc bien cibler les utilisateurs et prendre en compte tous les facteurs lors de la génération du rapport PDF. Ce dernier doit pouvoir servir pour des réunions de services, faire de la communication, aider à la prise de décision ou encore faciliter l’analyse.


5. Limiter le nombre de pages et de graphiques

Le dernier enjeu est un peu une synthèse logique de ses prédécesseurs : l’homogénéité. Générer un rapport PDF automatiquement est un synonyme de gain de temps et donc d’argent. Une surcharge de graphiques ou de texte rendrait le tout illisible et rendrait donc votre projet obsolète. Le but de ce processus est de justement éviter tout retour à l’état initial de votre projet, avec des PDF surchargés ou des Excel complexes. Pour ce faire, l’homogénéité dans le choix des graphs, la limitation de pages dans votre document et la mise en place de filtres au préalable permettront une génération de rapports PDF automatiques optimale.